やりたいと思っていたことが、今日、終わらなかった。
次の日も、なんやかんやで取り組む時間が取れず、どんどん後回しにしてしまっている・・・
毎日の生活の中で、こんな経験はありませんか？
最重要事項が終わっていない一日は、なんとなくスッキリしないモノ。今日はやれなかったをなくすタスク管理の方法「タイムブロッキング・スケジュール法」をお伝えします。
ざっくり見出し
1. タイムブロッキング・スケジュール法とは？
歯医者を予約したときには、当然スケジュール帳にこう書くわけです。
「13時から14時 歯医者」
で、前後の時間を移動時間として確保しておきますよね。会議だったり、誰かと約束をしていたり、自分ひとりでは完結しないことは、「時間帯＋やること」でその時間を自分に予約しているわけです。
改めて言われるまでもなく、当然のようにやっていますよね。
このようなタスクと時間をセットで管理することを、「タイムブロッキング」と言います。自分のやりたいことに費やす時間を必ず確保できるというメリットがあります。
これを、自分ひとりのタスクに応用したのが「タイムブロッキング・スケジュール法」です。重要なタスクをしっかりとスケジュールに入れ、その時間は、他のことは一切やらないという風に自分と約束をします。
その時間が来たら、そのことだけに集中するわけですね。
なお、細かいタスクが大量にあるような場合は、A,B,C,Dの4つをまとめて16時から17時の1時間でやる、というような、大きな捉え方でも確保するのでもOKです。
2. １日の最重要事項だけを必ず完了させる
タイムブロッキング・スケジュール法で大切なことは、たったひとつだけです。
今日「これだけはやりたいもの」を決めて、そのための時間を必ず確保し、その日に完了させることです。
今日これだけは必ずやる！と決めた最重要事項を、毎日着実にこなすということに向けて、一日をやり切ることです。ここだけに集中すること。
だって、一番やりたかったことをできずに、他の雑多なタスクをいくらやったとしても、満足度は低いんです。経験からも分かると思うんですが、やらなかったこと、できなかったことが心残りになってしまうんですよ。
逆に、最重要事項が完了できれば、その日はいい気分で寝れます。
自分にとって重要なことを見極める。エッセンシャル思考で、本当にやるべき仕事にフォーカスを当てましょう。
毎日たったひとつだけだったとしても、365日の「今日の最重要事項」をこなせば、１年で365のことを完了できるわけです。長期的に見ても効率の良いことなんですね。
だから、今日これだけは必ずやるってタスクを決めて、それをいつやるかを決めましょう。
3. ToDoリストでは最重要事項が完了できない３つの原因
ToDoリストを作って今日やるべきことを管理している人も多いのですが、 ToDoリストには欠点もあります。ToDoリストを作ったのに、やりたかったのにやれなかった・・・が発生してしまう原因は、大きく三つあります。
ひとつめは、他の事を優先してしまうこと。
ToDoリストには時間の概念がありません。いつ、何をやるかを決めていない状態です。
そうなると、人は簡単なものから手を付けたくなるものです。重要なことよりも「すぐできること」をやってしまいがちなんです。
雑多なすぐ終わるタスク、メールの返信やDMの処理とか、雑務作業を片付けてから、重たい作業に取り掛かかろうとします。でも、そういう雑務に意外と時間がかかって・・・
そんな経験、あなたも心当たりありませんか？？
ふたつめは、取り掛かった仕事が優先されること。
ToDoリストでは、今やっていることは常に優先されるので、長引いて長引いて他のことを後回しにしていくと・・・本当にやりたかったことがやれなくなってしまいます。
仕事は、最初に時間を見積もりますよね。でも、その見積もった時間通りに終わらず、長引いてしまうこと、どうしてもあるんです。
ToDoリストでは、今取り掛かっていることを中断するようなものではありません。その結果、他のことを後回しにしてしまいます。
作業見積もりの甘さも原因にありますが、その見積もり時間を超えたときに、中断する仕組みが無いんです。
みっつめは、タスクの重要度よりも数に意識が向くこと。
ToDoリストを作ると、書いてあるものはどれも大事、全部終わらせようっていう気になります。例えば10個あったら、10個終わらせるのが100点で、9個なら90点、8個なら80点となります。視覚的に数が大事になってしまうんです。
でも、ToDoリストに書いてあるものの中で、本当に大事なことってそう多くはないんですね。
本当に大事なことは、たったひとつなんですよ。
ToDoリストではなく、もっと具体的に、今日の朝9時から11時の間にこのタスクを完了させるという具合に、スケジュールを押さえに行きます。
4. ７つの習慣「第２領域」はタイムブロッキングで時間を作る
タイムブロッキングは、今日１日のスケジュールだけでの話ではありません。
重要なタスクは前もって、スケジュール上にブロックしておくことでその時間を守っていきましょう。じゃないと、優先度の高いものに忙殺されて、重要なことが後回しになってしまいます。
7つの習慣の「最初に大きな石を入れる」というのはまさにこのこと。
小さな石を入れた後には、大きな石が入る余地がなくなっています。
本当にあなたの達成したいこと、「大きな石」を、まず自分の大事な時間のうちのどこを使って実現していくのかを決めていきましょう。まるで、誰かとの約束をするかのように、自分と約束していくんです。
「大きな石」が埋まったその後、空いている場所で「小さな石」を入れ込むことで、充実した1日が過ごせるのです。
コーチングでも、よくやります。
「○○がやりたいんだよね！」という話には、コーチは「それをいつやるのか」を聞き、その場で手帳を出し、スケジュールに埋めてもらうことをやります。
おわりに
タスクと時間帯をセットにして自分に約束する、タイムブロッキング・スケジュール法をご紹介しました。
お気づきの方も多いことでしょうが、これを実践するためには・・・
自分の重要事項は何なのか、把握して日々を過ごすこと
が大事。その一方で、不要なものは不要と切り捨てる覚悟も。
無駄なことに振り回されず、あなたにとって本当に大切なことを日々完了させ、充実の毎日を送るためのヒントになりますように。
